Na prática: zerando a caixa de entrada de e-mail com a ajuda do Sparrow, TextExpander e 3FRASES

Após um período relativamente prolongado que passei em atividades reduzidas enquanto me recuperava de um probleminha de saúde, ontem foi o dia de colocar a caixa de entrada de e-mail em dia, e ela estava naquele estado que ninguém gosta: com mensagens acumuladas de mais de uma semana, problemas conhecidos mas que ficaram pendentes, mensagens que eu olhei por cima mas não fiz nada a respeito, e centenas de mensagens que não são propriamente spam, mas de propaganda e follow-up de organizações com as quais algum dia já tive contato e por isso querem me manter atualizado sobre todos os seus serviços e oportunidades.

Minha conta de e-mail é no Gmail, e faço bom proveito dos seus recursos automáticos para aplicar minhas técnicas de organização da caixa de entrada. Em um caso como o de ontem, entretanto, eu precisava de algo mais: a caixa estava transbordando devido a algumas semanas de falta de cuidado, e assim o que eu precisei empregar foi meu método de esvaziar a caixa de entrada de forma organizada mas também sem gastar muito tempo.

Um componente essencial do meu método é o 3FRASES, um hábito que eu adoto e recomendo e que consiste basicamente em tratar as respostas em e-mails como se fossem torpedos SMS, com um tamanho fixo - no caso, 3 frases. A prática demonstra que é possível responder a maior parte dos e-mails em apenas 3 frases, e mesmo assim respondê-los bem, e polidamente. Experimente!

Mas além do método, precisamos de ferramentas, e descreverei abaixo o que eu uso para interagir melhor com os e-mails.

A primeira ferramenta: textos enlatados

Depois de remover da caixa de entrada tudo o que não interessa ou não demanda nenhuma ação ou resposta, ainda sobram dezenas (ou centenas, como foi o caso) de e-mails todos os dias, e nem todos eles exigem respostas altamente pessoais.

No meu caso, boa parte da correspondência que respondo é referente a um pequeno número de assuntos, e cujas respostas no momento do primeiro contato são sempre as mesmas: esclarecimentos sobre alguns aspectos dos meus sites, encaminhamento de uma sugestão de pauta, etc.

Para responder a estas mensagens no mínimo de tempo, tenho respostas curtas para elas preparadas usando duas ferramentas específicas: as respostas enlatadas ("canned responses") disponíveis no próprio Gmail, e respostas curtas que eu cadastrei como atalhos de teclado no TextExpander.

Com estas últimas (que eu poderia ter cadastrado usando várias outras ferramentas também), basta eu digitar poucas letras e obtenho um texto completo que depois posso editar para personalizar de acordo com a ocasião - por exemplo, quando eu digito ,.pauta o app insere automaticamente para mim, onde o cursor estiver, um agradecimento genérico pelo envio de um release recomendando algum produto ou serviço, bem como a informação de que ele foi registrado e será considerado em breve para menção no site, e que voltarei a entrar em contato se for o caso.

Digito o atalho ,.pauta (e outros similares a ele) várias vezes por semana, e sempre aproveito parte dos minutos que isso me economiza (e que fazem bastante diferença o fim de cada dia) para personalizar a mensagem enlatada, pois torná-la específica de cada ocasião faz parte da tarefa de se corresponder bem.

A segunda ferramenta: o Sparrow

O Sparrow é um aplicativo para Mac (e com versão para iPhone lançada ontem) que funciona como um cliente avançado para o Gmail e outros serviços de e-mail que oferecem o protocolo IMAP.

Você cadastra nele as suas credenciais do serviço de e-mail do Google (e as do Facebook e do Dropbox também, se quiser se beneficiar dos recursos de integração disponíveis) e passa a tratar do seu correio eletrônico com uma interface elegante, nativa e geralmente mais rápida do que interagir com o Gmail via web (embora a primeira sincronização dos e-mails, logo após instalar o app, tenha sido bem lenta - vários longos minutos - para mim).

O site do Sparrow tem um descritivo rápido e bem ilustrado sobre as vantagens da ferramenta, e recomendo dar uma passeada pelas preferências do app antes de usá-lo pela primeira vez, não só para ativar os serviços em conjunto com o Facebook e o Dropbox, mas também para ativar o suporte aos atalhos de teclado do Gmail, que podem acelerar em muito as suas tarefas de responder, encaminhar e arquivar suas mensagens.

Outra sugestão que pode valer a pena é visitar o tumblr de dicas do Sparrow, que ilustra (com pouco texto e bastante visual) como melhor tirar proveito dos seus recursos.

É mais rápido, mais fácil de interagir, e mais objetivo do que as demais alternativas que testei. Recomendo!

A terceira ferramenta: agenda e lista de tarefas

Usar a própria caixa de entrada de e-mails como lista de pendências funciona muito bem para quem quer complexidade na sua vida ou uma desculpa para esquecer seus compromissos.

Quando vou processar meus e-mails, deixo sempre aberto ao lado dela a ferramenta com que gerencio minhas pendências: o Wunderlist.

Com o Wunderlist eu consigo ir removendo da caixa de entrada de e-mails e transformando em pendências e tarefas tudo o que os e-mails exigirem de mim e que não possa ser resolvido na hora (para isso utilizo a regra do "se der para resolver em menos de 2 minutos, faça já"), e terei tudo organizado após o processamento, que não fará distinção entre as tarefas que nasceram do e-mail e as que "brotaram" de outras forntes, como telefonemas, correspondências em papel, observações realizadas ao longo do dia e mais.

Claro que você pode preferir outras ferramentas para isso (como o WunderKit, da mesma empresa, ou o gerenciador de tarefas do próprio Gmail, ou tantas outras), mas para mim ainda não surgiu nada melhor, e em um post recente eu contei detalhadamente como uso o Wunderlist para gerenciar minhas tarefas com produtividade e menos stress.

O resultado

Ontem às 14h eu tinha 449 mensagens na minha caixa de entrada, já sem spams e e-mails de listas de discussão. Dediquei a elas 2 períodos da tarde, ambos de 60 minutos, e terminei com uma caixa de entrada vazia, sendo que:

  • 62 mensagens (14%) receberam resposta.
  • Destas, 59 (95%) foram respondidas de forma completa e polida mas em 3 frases ou menos.
  • Destas, 23 (39%) foram total ou parcialmente produzidas com textos enlatados do TextExpander.
  • 9 mensagens demandavam ações que podiam ser realizadas em menos de 2 minutos e assim foram concluídas na hora (incluindo renovar um domínio, fazer um depósito, confirmar 2 recebimentos, atualizar um software e mais).
  • 16 novas tarefas foram criadas no Wunderlist como resultado da leitura de mensagens de e-mail.
  • Uma destas 16 tarefas ("escrever post sobre como eu uso o Sparrow e o TextExpander para zerar a caixa de entrada") está prestes a se completar daqui a poucos minutos ツ
  • No momento em que escrevo, minha caixa de entrada tem zero e-mails!

No passado já acreditei que manter a caixa de entrada sempre vazia era uma meta universal de produtividade, e hoje entendo que a meta correta é mantê-la sob controle de acordo com as prioridades.

Mas manter a caixa de entrada sob controle é algo bem diferente do que pratiquei nas semanas recentes, mas que ontem em 2 períodos de 1h cada consegui recuperar, com a ajuda das ferramentas e técnicas que mencionei acima (3Frases, Sparrow, Wunderlist e TextExpander), e que recomendo que você avalie!

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