App Mail do Mac: use melhor as caixas de entrada inteligentes e gerencie o caos do e-mail

O Mail, programa de e-mail default da Apple, esconde vários recursos avançados mas simples de utilizar, e hoje veremos algumas formas de aproveitar melhor as Caixas de Correio Inteligentes.

Na prática, as caixas de correio inteligentes1 são filtros dinâmicos de mensagens que se comportam como se fossem caixas de e-mails, reunindo cópias virtuais das mensagens que atendem à regra que você escolheu para cada filtro.

O Mail2, programa default de e-mail do OS X, tem bom suporte a caixas de correio inteligentes, e você pode definir facilmente3 caixas virtuais que reúnam só as mensagens não lidas da caixa de entrada4, ou só as mensagens lidas mas não respondidas, e assim por diante.

É fácil criar as regras acima, e a utilidade de cada uma delas é bem clara. Mas há algumas regras de filtragem bem interessantes e um pouco menos óbvias, que podem facilitar o seu processamento de e-mails.

Cadê aquela mensagem de ontem?

Se você vive precisando encontrar novamente uma mensagem que sabe que recebeu ontem ou anteontem, mas não lembra em qual caixa colocou, uma caixa de entrada inteligente que sempre mostre todas as mensagens recebidas nos últimos 3 dias vai acelerar as suas buscas5. Veja a regra:

Bem simples, e já vi ajudar bastante a muito gente.

Outra regra de caixa de mensagens inteligente que eu considero bem interessante é a que ajuda a zerar uma caixa de entrada na qual você deixou acumular assuntos pendentes.

Assumindo que você deixe as mensagens na caixa de entrada enquanto estão pendentes6, e sinalize com uma bandeirola (Shift++L) as mensagens que têm alguma pendência a ser resolvida por você, a regra a seguir serve como um quase-substituto de lista de pendências:

O que ela faz é simples: reúne as mensagens que estão na caixa de entrada e foram sinalizadas com uma bandeirola. Conforme você for resolvendo os assuntos e removendo da Caixa de Entrada, eles saem da Caixa Inteligente também, e essa caixa jamais mostrará as mensagens que não têm bandeirola: as que você ainda não viu, ou as que você não considerou importante o suficiente para sinalizar.

Combo: usando os grupos de Contatos para selecionar os seus e-mails

Um recurso fácil, mas um pouco obscuro: criar grupos inteligentes no app Contatos (aquele que possivelmente você sincroniza com um iPhone ou outro aparelho), e aí usá-los para agrupar as mensagens do Mail.

Os grupos inteligentes do app Contatos são uma excelente razão para sempre preencher alguns detalhes (como a empresa, cidade e e-mail) sobre os seus amigos, familiares e colegas de trabalho.

Tendo os dados bem registrados, você pode criar no app Contatos7 um Grupo Inteligente contendo só as pessoas da sua cidade natal (como no exemplo acima), ou só as que trabalham em determinada empresa, por exemplo.

O próximo passo é criar, no app Mail, a caixa de entrada inteligente que reúna só as mensagens recebidas e enviadas das pessoas que são do grupo inteligente que você formou nos Contatos:

Além de fazer grupos inteligentes por empresa, eu cadastro os meus familiares no app Contatos como se eles trabalhassem em uma empresa chamada Família, o que facilita separar em uma caixa de entrada inteligente os e-mails recentes dos familiares.

Com um pouco de criatividade, dá de ir mais longe ainda: por exemplo, criar um grupo inteligente atualizado automaticamente só com os aniversariantes da semana, ou do dia, e aí mandar mensagem de parabéns para eles arrastando-os do app Contatos para o app Mail. Mas isso já não é mais do nosso assunto de hoje, e fica como exercício de aprendizagem para o leitor interessado ツ

 
  1.  Que recebem nomes variados em cada aplicativo que as suporta.

  2.  Ou Mail.app.

  3.  via menu em Caixa Correio | Nova Caixa de Correio Inteligente

  4.  Praticantes do GTD não possuem essas ツ

  5.  Embora talvez você deva repensar a sua organização de pastas ツ

  6.  O que não necessariamente é uma boa prática...

  7.  Abra o app, acesse o menu Arquivo e a opção Novo Grupo Inteligente

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