Que tal uma ferramenta para o planejamento e acompanhamento do cronograma dos seus projetos pessoais no iPad?

Gerenciar projetos com eficiência, mantendo o controle e garantindo que as entregas ocorram com as características definidas, no prazo, na qualidade e no custo combinados, é uma necessidade de muitos profissionais, que para isso se apoiam em ferramentas, técnicas e boas práticas reconhecidas internacionalmente.

O mesmo conjunto de boas práticas e técnicas pode ser usado como base para projetos dos mais variados portes: da construção de uma plataforma petrolífera à reforma da cozinha. O que varia é o conjunto de processos e a intensidade da sua adoção - por exemplo, gerenciar comunicações do projeto é bem diferente quando se trata de um empreendimento internacional com múltiplas equipes trabalhando em fases paralelas, ou quando é uma iniciativa tocada por 3 pessoas trabalhando como voluntárias em dias da semana alternados (e ambos os casos podem ser desafiadores...)

Eu fiz pós-graduação em gerenciamento de projetos, e uma das coisas que fixei bem (por viver na prática, para o bem e para o mal, ao longo do curso) e trouxe para a vida profissional é a importância de, além de selecionar o conjunto de processos de gerenciamento adequados à complexidade do projeto, optar também por uma ferramenta de gerenciamento que corresponda aos requisitos de cada equipe e projeto.

A disponibilidade de ferramentas que permitem o gerenciamento de grandes equipes, em projetos que operam em vários fusos horários simultaneamente, faz com que muita gente que gerencia pequenas equipes ou mesmo projetos individuais acabe optando por ferramentas que são mais trabalhosas e complexas de configurar e operar do que precisariam.

A ideia de que é vantajoso usar no projeto da abertura da filial da sorveteria no bairro ao lado a ferramenta criada para gerenciar a abertura de um cluster de fábricas de automóveis em outro continente nem sempre se sustenta, e a escolha de uma ferramenta complexa demais pode ser até mesmo um elemento para a descontinuidade da adoção do gerenciamento de projetos em uma organização, ou para o insucesso do projeto em si.

Entra em cena o Timeli

Segundo a popular definição adotada no âmbito do Project Management Institute (PMI), os processos do gerenciamento de projetos podem ser vistos sob o enfoque de 9 áreas de conhecimento distintas: gerenciamento de integração, escopo, tempo, custo, qualidade, pessoas, comunicações, riscos e aquisições.

No caso dos projetos de pequeno porte e complexidade, raramente todas as áreas são gerenciadas ativamente: as práticas existentes de comunicações e orçamento são mantidas, a equipe é considerada como disponível, os riscos e a qualidade são considerados só nas definições iniciais, e assim por diante.

Mas a área de conhecimento que quase invariavelmente leva ao interesse pela adoção destes métodos no gerenciamento dos projetos de pequeno porte é o Gerenciamento do Tempo, ou mais especificamente a necessidade de planejar, acompanhar e garantir a execução das atividades e tarefas no prazo necessário, considerando o encadeamento entre elas, possíveis paralelismos e mais.

E é na hora de suprir exatamente esta demanda que o Timeli, um app gratuito para o iPad, pode oferecer uma boa ajuda, desde que o projeto seja individual ou ao menos simples o suficiente para que seu único gerente se responsabilize por todos os aspectos do gerenciamento.

Planejamento e acompanhamento de cronograma no iPad

O que ele oferece é bem simples: a possibilidade de criar visualmente e sem maiores complicações calendários de execução das atividades de cada projeto, formando uma versão simplificada dos chamados gráficos de Gantt, em que as tarefas aparecem em linhas e os períodos são mostrados ao longo das colunas.

Não espere por recursos avançados, como controle de encadeamento, identificação do caminho crítico e outros que você encontra em outras aplicações do gênero: aqui você terá apenas a definição e visualização das tarefas ao longo do tempo, com diferenciações simples para identificar se elas estão pendentes, completadas ou em andamento, e algumas facilidades para reposicioná-las caso haja replanejamento ou a execução não siga o cronograma inicialmente definido.

Na minha opinião, trata-se de uma boa ferramenta para dar os primeiros passos do gerenciamento do tempo em projetos pessoais, especialmente os individuais. Embora um mínimo de recursos de coordenação (possibilidade de envio dos cronogramas por e-mail ou impressão) estejam presentes, é provável que um mínimo de possibilidade (hoje indisponível) de atribuir responsáveis pela execução de cada tarefa, ou um pouco mais de detalhes sobre escopo e orçamento, pudessem fazer bastante diferença na aplicabilidade de uma versão da mesma ferramenta também em projetos de pequenas equipes.

De todo modo, no que diz ao gerenciamento do calendário de um projeto pessoal, os elementos essenciais estão presentes, e penso em adotar esta ferramenta em um próximo projeto individual para ver como ela se sai.

O Timeli para iPad é grátis na App Store.