É possível reduzir a papelada das nossas pilhas, gavetas e arquivos, e passar a uma realidade mais organizada e espaçosa, em que o conteúdo dos papeis passa a residir organizadamente no seu computador ou mesmo na Internet.

Já faz algum tempo que eu digitalizo parte dos papeis que circulam pelo meu home office, e armazeno estes os meus documentos digitalizados em 2 locais diferentes: o Evernote (quando são materiais de referência) e o Dropbox nos demais casos (ambos complementados por estratégias de backup).

Mas mesmo com as comodidades do armazenamento e compartilhamento em serviços como estes, o ato de scanear (ou escanear/escanerizar, como o Houaiss preferiu grafar) os documentos com o aplicativo de Captura de Imagem que vem com o Mac OS X muitas vezes é uma tarefa mais difícil do que precisaria ser - especialmente quando se trata de uma captura de múltiplas páginas soltas que precisam ser salvas como um único arquivo PDF.

Entra em cena o Scandrop

O Scandrop é uma ferramenta bastante simples, mas que realiza bem a sua única tarefa: transformar páginas de papel em documentos PDF armazenados no local de sua preferência.

Disponível na Mac App Store (a versão da descrição a seguir foi comprada em oferta na Mac App Store, por US$ 1,99), ele se encarregada da produção dos documentos e os armazena automaticamente em um dos meios a seguir:

• disco local
• Dropbox
• Evernote
• Google Docs
• Officedrop

O Scandrop é esperto o suficiente para oferecer, no momento de scanear, o acesso aos recursos úteis do meio de armazenamento selecionado - por exemplo, se o Evernote estiver selecionado, será possível escolher tags e até preencher uma anotação sobre o conteúdo, que permitirá melhor localizá-lo em buscas posteriores. Já se você estiver armazenando num disco local, ou no Dropbox, só vai poder escolher o nome do arquivo e a pasta de destino, e se dar por satisfeito ;-)

Mas é na hora de realmente digitalizar cada documento que o Scandrop brilha, alcançando uma característica de usabilidade que eu sempre aprecio: ele não fica no caminho.

Após pressionar o botão de scanear no aplicativo, ele exibe uma interface simplificada para esta operação, com poucas opções visíveis e as demais ocultas e pré-selecionadas em valores default que me atendem plenamente.

Você só tem que ir colocando as páginas no scanner e pressionando o botão de página adicional, até acabar de digitalizar todas - mesmo que sejam em formatos variados - por exemplo, uma página A4, uma terceira via (amarela) de nota fiscal, um ticket de caixa e um cartão postal podem perfeitamente ser páginas de um mesmo PDF.

Ao terminar de scanear as páginas, é possível que alguma delas esteja "de lado", fora da ordem ou precise ser recortada, e mais uma vez a simplicidade está presente: a sequência scaneada é exibida (com zoom configurável), e você pode selecionar qualquer página para recortar, rotacionar ou mesmo remover. E para mudá-las de ordem, basta arrastá-las para a posição que devem ocupar.

Quando estiver tudo como você queria, basta apertar o botão de upload (ou "save & finish", se for para o Dropbox ou disco local), e o PDF é gerado e armazenado, encerrando o procedimento e já ficando tudo posicionado para o início de uma nova digitalização, se for o caso.

Eu uso o Scandrop e estou gostando, mas sei que há outras soluções: por exemplo, o DocScanner, que eu às vezes uso de passagem no iPhone, lançou versão para Mac também, cheia de funcionalidades adicionais das quais ainda não senti falta (incluindo OCR interno com suporte a português) - prefiro uma captura facilitada a um processamento mais avançado.

Certamente testarei também o DocScanner no futuro e compartilharei os resultados com vocês, mas desde já tenho interesse em saber quais as soluções de vocês - fiquem à vontade para compartilhar nos comentários!

E para saber mais sobre o sonho do escritório sem papel (e concorrer a um Kit Dello Gift para organizar melhor os papeis que sobrarem!) recomendo uma visita ao post "Rumo ao home office sem papel", que publiquei no Efetividade.net.